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Fidampa S.A. – Genève et Monthey

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Version applicable dès le 01 janvier 2025

 

1. Objet et champ d’application

Les présentes Conditions Générales de vente(« CGV ») régissent les relations contractuelles entre Fidampa S.A. (ci-après « Fidampa » ou « la Fiduciaire ») et toute personne physique ou morale faisant appel à ses services (ci-après « le Client »).

Elles s’appliquent notamment aux prestations suivantes :

• comptabilité et tenue des comptes ;

• bouclements et comptes annuels ;

• fiscalité des personnes physiques et morales ;

• déclarations TVA ;

• salaires et administration du personnel ;

• conseil fiscal, administratif et entrepreneurial ;

• création, modification, restructuration et liquidation de sociétés ;

• domiciliation ;

• représentation administrative ;

• mandats d’administrateur ou de gérant ;

• assistance auprès des administrations et autorités ;

• prestations administratives et de gestion ;

• ainsi qu’à toute autre prestation confiée à Fidampa.

Les présentes Conditions Générales font partie intégrante de la relation contractuelle entre Fidampa et le Client.

En cas de contradiction avec une offre, un devis ou un accord particulier accepté par Fidampa, les conditions particulières convenues prévalent.

 

2. Conclusion de la relation contractuelle et acceptation

Sauf lorsqu’une forme particulière est requise, les prestations confiées à Fidampa ne nécessitent pas la signature d’un contrat distinct.

La relation contractuelle est notamment réputée acceptée lorsque le Client :

• accepte une offre ou un devis ;

• règle tout ou partie d’une facture ;

• règle la première échéance d’un paiement échelonné ;

• remet ou transmet à Fidampa les documents nécessaires à son dossier ;

• demande à Fidampa d’effectuer une prestation ;

• donne une instruction à Fidampa ;

• ou laisse Fidampa commencer l’exécution des prestations demandées.

Le Client reconnaît, par l’un de ces actes, avoir accepté :

• les prestations confiées ;

• les honoraires communiqués ;

• les modalités de paiement ;

• ainsi que les présentes Conditions Générales.

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3. Étendue des prestations

Fidampa fournit les prestations convenues avec le Client en fonction de la nature du dossier, des informations communiquées et du niveau de service choisi.

Les honoraires annoncés sont établis sur la base d’un volume et d’une complexité raisonnablement prévisibles au moment de la fixation du prix.

Toute prestation supplémentaire ou tout travail excédant le périmètre initialement prévu peut être facturé séparément au tarif horaire en vigueur.

Sont notamment considérés comme prestations supplémentaires susceptibles de donner lieu à facturation :

• rattrapage de comptabilité ;

• reconstitution de comptes ;

• correction d’écritures effectuées par le Client ou un tiers ;

• reprise d’une comptabilité incorrecte ;

• recherches rendues nécessaires par l’absence de justificatifs ;

• traitement de documents exceptionnellement nombreux, incomplets ou désorganisés ;

• contrôles fiscaux ou TVA ;

• demandes de renseignements particulières des autorités ;

• procédures de poursuite ou de recouvrement ;

• travaux liés à une procédure contentieuse ;

• démarches urgentes ;

• réouverture ou reprise d’un dossier ;

• changement significatif d’activité ;

• restructuration ;

• cessation d’activité ;

• liquidation ;

• transfert du dossier vers un autre prestataire ;

• ainsi que tout travail supplémentaire résultant d’une erreur, omission ou transmission tardive du Client.

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4. Honoraires annuels

Les prestations récurrentes peuvent faire l’objet d’une facturation annuelle d’avance.

Les honoraires annuels correspondent à la rémunération globale convenue pour l’ensemble des prestations prévues au titre de l’exercice concerné.

Le prix annuel ne doit pas être interprété comme la somme de douze prestations mensuelles autonomes ou de valeur identique.

Les prestations réalisées au cours d’un exercice peuvent notamment comprendre :

• la prise en charge et l’organisation du dossier ;

• le contrôle des données et soldes ;

• le paramétrage et la maintenance du dossier comptable ;

• le traitement des opérations comptables ;

• les contrôles et rapprochements ;

• le suivi administratif ;

• les prestations fiscales ;

• les travaux TVA ;

• les travaux relatifs aux salaires ;

• la préparation des comptes annuels ;

• le bouclement ;

• les vérifications de fin d’exercice ;

• les échanges avec les autorités ;

• les conseils et interventions ponctuelles compris dans le prix annuel.

La charge de travail n’est donc pas nécessairement répartie de manière uniforme sur les douze mois de l’exercice.

Certaines prestations annuelles peuvent être réalisées, préparées ou engagées dès le début de l’exercice ou à différentes périodes de celui-ci.

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5. Tarifs et adaptation des honoraires

Les tarifs applicables sont ceux communiqués au Client notamment par :

• facture ;

• devis ;

• offre ;

• courrier électronique ;

• tarif ou grille tarifaire en vigueur ;

• ou tout autre support écrit.

Tous les montants sont exprimés en francs suisses (CHF) et s’entendent hors TVA, sauf indication contraire.

Fidampa se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment.

Toute modification est communiquée au Client avant son application.

Les honoraires peuvent notamment être adaptés lorsque :

• le volume d’écritures augmente ;

• le nombre de factures augmente ;

• de nouveaux comptes bancaires sont ajoutés ;

• le nombre d’employés augmente ;

• de nouvelles obligations TVA apparaissent ;

• l’activité du Client se développe ;

• le dossier devient plus complexe ;

• les documents remis nécessitent davantage de traitement ;

• le Client devient moins autonome ;

• ou, plus généralement, lorsque la charge de travail de Fidampa augmente.

Une adaptation des honoraires peut intervenir en cours d’exercice lorsque l’évolution du dossier le justifie.

Toute prestation excédant le volume ou le périmètre ayant servi à déterminer les honoraires annuels peut en outre être facturée séparément.

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6. Facturation annuelle d’avance

Sauf accord contraire, les prestations récurrentes sont facturées annuellement d’avance.

La facture annuelle est due dès réception.

Fidampa peut, à sa discrétion, autoriser le Client à régler cette facture en plusieurs échéances.

L’octroi d’un paiement échelonné ne modifie pas la nature annuelle de la facture.

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7. Facilités de paiement

Lorsqu’un paiement mensuel, trimestriel ou échelonné est accordé au Client, celui-ci constitue exclusivement une facilité de paiement de la facture annuelle.

Cette facilité ne constitue en aucun cas :

• un abonnement mensuel ;

• un forfait mensuel ;

• une facturation au mois ;

• ou une succession de contrats mensuels indépendants.

Chaque échéance versée constitue un acompte imputé sur la facture annuelle.

Le montant de la facture annuelle demeure la créance de référence.

Le paiement de la première échéance vaut acceptation du montant annuel facturé et de l’échéancier proposé.

La facilité de paiement est accordée à titre révocable.

En cas de retard ou de défaut de paiement d’une échéance, Fidampa peut :

• retirer immédiatement la facilité de paiement ;

• suspendre l’exécution de ses prestations ;

• et réclamer le paiement immédiat du solde exigible, dans les limites autorisées par le droit applicable.

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8. Prestations ponctuelles et complémentaires

Les prestations ponctuelles ou non comprises dans les honoraires annuels peuvent être facturées :

• d’avance ;

• au moment de la commande ;

• par acompte ;

• au fur et à mesure de leur réalisation ;

• ou à l’achèvement de la prestation.

Fidampa peut exiger le paiement total ou partiel d’une prestation avant de commencer ou de poursuivre son exécution.

Les débours, émoluments, frais d’autorités, frais de déplacement, frais postaux exceptionnels et honoraires de spécialistes externes sont facturables séparément.

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9. Retard de paiement

Les factures sont payables dès réception, sauf échéancier expressément accordé par Fidampa.

En cas de retard dès l'échéance de paiement de la facture, Fidampa peut facturer des frais de rappel de CHF 40.–.

Un intérêt moratoire de 5 % par an peut être appliqué aux montants échus.

Les frais de recouvrement, poursuite ou intervention de tiers rendus nécessaires par le défaut de paiement peuvent être facturés au Client dans les limites prévues par la loi.

Fidampa peut suspendre immédiatement tout ou partie de ses prestations en cas de non-paiement.

Pendant cette suspension, Fidampa ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant de démarches qui n’ont pas pu être effectuées, notamment :

• déclarations fiscales ;

• déclarations TVA ;

• déclarations sociales ;

• paiements ;

• dépôts auprès d’autorités ;

• ou respect de délais administratifs.

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10. Résiliation et fin de la relation contractuelle

Chaque partie demeure libre de mettre fin à la relation contractuelle conformément au droit suisse applicable.

La résiliation doit être communiquée par courrier électronique ou courrier écrit.

La résiliation ne transforme pas rétroactivement une facture annuelle en facturation mensuelle.

Lorsqu’une relation prend fin en cours d’exercice, Fidampa établit un décompte final.

Ce décompte prend notamment en considération :

• les prestations déjà exécutées ;

• les travaux préparatoires déjà réalisés ;

• les contrôles effectués ;

• les travaux déjà engagés ;

• les obligations annuelles déjà préparées ;

• les interventions administratives réalisées ;

• les travaux nécessaires à la clôture du dossier ;

• les prestations nécessaires à la remise ou au transfert du dossier ;

• les prestations complémentaires ;

• les frais engagés ;

• et, lorsque les conditions légales sont réunies, le dommage résultant d’une résiliation en temps inopportun.

Les acomptes ou échéances déjà payés sont imputés sur ce décompte.

Le Client reste redevable de tout solde résultant du décompte final.

Si les montants déjà versés excèdent les honoraires finalement dus, Fidampa établit un avoir ou rembourse le solde correspondant.

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11. Travaux de clôture et transfert du dossier

La fin de la relation contractuelle peut nécessiter des prestations supplémentaires, notamment :

• finalisation des écritures en cours ;

• établissement de situations intermédiaires ;

• classement ;

• export des données ;

• préparation des justificatifs ;

• préparation des accès ;

• communication avec le nouveau prestataire ;

• explications relatives au dossier ;

• remise ou transfert des documents ;

• ou vérification des soldes.

Ces prestations peuvent être facturées séparément au tarif horaire en vigueur lorsqu’elles ne sont pas déjà comprises dans les honoraires dus.

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12. Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• communiquer des informations exactes, complètes et actualisées ;

• remettre les justificatifs nécessaires ;

• transmettre les documents dans les délais demandés ;

• informer Fidampa de tout changement susceptible d’avoir une incidence sur son dossier ;

• répondre aux demandes d’informations ;

• contrôler les documents soumis à validation ;

• signaler immédiatement toute erreur ou omission ;

• respecter les échéances administratives communiquées ;

• collaborer activement à l’exécution des prestations.

Le Client est responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations qu’il communique.

Fidampa peut se fonder sur les informations et documents transmis sans être tenue d’en vérifier systématiquement l’authenticité, sauf obligation légale ou circonstance particulière.

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13. Transmission tardive des documents

Le Client doit transmettre les informations et documents nécessaires suffisamment tôt pour permettre leur traitement.

Fidampa ne garantit pas le respect d’un délai lorsque les pièces lui ont été remises tardivement.

Le Client assume les conséquences résultant d’une transmission tardive qui lui est imputable, notamment :

• amendes ;

• intérêts ;

• rappels ;

• taxation d’office ;

• refus de déduction ;

• retard de déclaration ;

• perte d’un délai ;

• ou frais administratifs supplémentaires.

Les travaux urgents rendus nécessaires par une transmission tardive peuvent être facturés en supplément.

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14. Communications

Les demandes, instructions, validations et transmissions de documents doivent être effectuées par :

• courrier électronique ;

• courrier postal ;

• ou plateforme expressément mise à disposition par Fidampa.

Les communications effectuées exclusivement via WhatsApp, SMS, réseaux sociaux ou messageries personnelles ne constituent pas un canal officiel.

Fidampa ne garantit ni le traitement ni la conservation de demandes transmises exclusivement par ces moyens.

En cas d’urgence ou de délai légal, il appartient au Client de s’assurer que son instruction a bien été reçue.

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15. Validation des documents

Lorsque Fidampa soumet un document au Client pour validation, celui-ci doit en vérifier le contenu avant de donner son accord.

Cela concerne notamment :

• déclarations fiscales ;

• déclarations TVA ;

• comptes annuels ;

• salaires ;

• contrats ;

• formulaires ;

• courriers ;

• décomptes ;

• situations comptables.

La validation du Client confirme notamment que les informations relevant de sa connaissance personnelle sont exactes et complètes.

Fidampa ne peut être tenue responsable d’une erreur provenant d’une information incorrecte ou omise par le Client.

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16. Prestations fiscales et administratives

Les prestations et conseils fournis par Fidampa reposent sur :

• les informations fournies par le Client ;

• les documents disponibles ;

• le droit applicable ;

• et les pratiques administratives connues au moment de la prestation.

Fidampa ne garantit pas qu’une autorité fiscale, administrative ou sociale adoptera l’interprétation proposée.

Toute modification ultérieure de la loi, de la jurisprudence ou de la pratique administrative ne crée pas automatiquement une obligation de réexaminer un dossier déjà traité.

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17. Mandat d’administrateur ou de gérant

Tout mandat d’administrateur ou de gérant accepté par Fidampa ou par une personne désignée par celle-ci est, sauf accord écrit contraire, indissociable d’un suivi comptable et fiscal assuré par Fidampa.

Le Client doit informer immédiatement Fidampa, par écrit, de toute action, décision ou événement significatif concernant la société.

Cela concerne notamment :

• engagements financiers importants ;

• emprunts ;

• prêts aux associés ou actionnaires ;

• distribution de fonds ;

• engagements de personnel ;

• contrats importants ;

• procédures ;

• poursuites ;

• difficultés financières ;

• risque d’insolvabilité ou de surendettement ;

• modification de l’actionnariat ;

• changement d’ayant droit économique ;

• opération inhabituelle ou extraordinaire ;

• toute décision relative à l’assujettissement à la TVA, notamment la volonté de s’assujettir volontairement, de renoncer à un assujettissement volontaire, de facturer ou de ne pas facturer la TVA, ou de modifier le traitement TVA appliqué aux prestations de la société.

Toute décision en matière de TVA susceptible d’avoir un impact sur les obligations fiscales de la société doit être communiquée à Fidampa préalablement à sa mise en œuvre.

Le Client ne doit pas dissimuler à Fidampa une opération susceptible d’engager la responsabilité de l’administrateur ou du gérant.

Tout défaut d’information, toute transmission d’informations incomplètes ou toute décision prise sans en informer Fidampa lorsque celle-ci est susceptible d’engager la responsabilité de l’administrateur ou du gérant peut entraîner la suspension ou la résiliation immédiate du mandat concerné.

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18. Responsabilité

Fidampa exécute ses prestations avec diligence et professionnalisme.

Elle ne peut notamment être tenue responsable des conséquences résultant :

• d’informations erronées, fausses ou incomplètes ;

• de pièces manquantes ;

• de documents transmis tardivement ;

• d’instructions incorrectes du Client ;

• de décisions prises par le Client sans consultation préalable ;

• d’opérations dont Fidampa n’a pas été informée ;

• d’erreurs provenant d’un logiciel ou prestataire tiers indépendant ;

• d’une panne bancaire ou informatique ;

• de décisions d’autorités ;

• ou de modifications de la législation ou de la pratique administrative.

Dans la mesure autorisée par la loi, la responsabilité de Fidampa en cas de faute légère est limitée aux dommages directs et prévisibles et au montant des honoraires facturés pour la prestation directement concernée.

Les pertes de bénéfice, pertes d’opportunité et autres dommages indirects sont exclus dans la mesure autorisée par la loi.

Les limitations de responsabilité prévues par les présentes Conditions Générales ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute grave ni dans les autres cas où la loi interdit une limitation de responsabilité.

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19. Recours à des tiers

Fidampa peut recourir à ses collaborateurs, auxiliaires, sous-traitants et prestataires techniques nécessaires à l’exécution des prestations.

Cela peut notamment concerner :

• logiciels comptables ;

• fournisseurs cloud ;

• outils de stockage ;

• logiciels de gestion ;

• outils de communication ;

• solutions d’intelligence artificielle ;

• experts fiscaux ;

• juristes ;

• avocats ;

• notaires ;

• spécialistes RH ;

• informaticiens.

Lorsqu’un intervenant externe génère des honoraires significatifs directement supportés par le Client, son accord est en principe demandé au préalable.

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20. Confidentialité

Fidampa traite confidentiellement les informations reçues dans le cadre de ses prestations.

Ces informations peuvent néanmoins être communiquées lorsque cela est :

• nécessaire à l’exécution des prestations ;

• autorisé par le Client ;

• imposé par la loi ;

• requis par une autorité compétente ;

• ou nécessaire à la défense des intérêts légitimes de Fidampa.

L’obligation de confidentialité subsiste après la fin de la relation contractuelle.

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21. Protection des données

Fidampa traite les données personnelles conformément à la législation suisse applicable en matière de protection des données.

Les données peuvent notamment être utilisées aux fins de :

• gestion du Client ;

• exécution des prestations ;

• comptabilité ;

• fiscalité ;

• salaires ;

• administration ;

• facturation ;

• communication ;

• archivage ;

• respect des obligations légales ;

• sécurité ;

• défense de droits.

Fidampa peut recourir à des outils numériques, solutions cloud et prestataires externes sous réserve des règles applicables en matière de protection des données.

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22. Conservation et archivage

Fidampa conserve les documents et données pendant la durée requise par la législation ou aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour l’exécution du dossier et la défense de ses droits.

Le Client demeure responsable de la conservation de ses documents originaux et de ses obligations légales d’archivage.

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23. Propriété intellectuelle et outils

Les modèles, tableaux, méthodes, procédures, outils internes, systèmes, modèles de documents et autres créations génériques développés par Fidampa demeurent sa propriété.

Le Client dispose du droit d’utiliser les documents finaux créés spécifiquement pour lui dans le cadre des prestations fournies.

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24. Obligations de conformité

Fidampa peut demander toute information nécessaire notamment concernant :

• l’identité du Client ;

• les ayants droit économiques ;

• l’origine de fonds ;

• la structure d’une société ;

• la nature d’une opération ;

• ou toute autre information nécessaire à ses obligations professionnelles ou légales.

Fidampa peut refuser d’exécuter une instruction ou suspendre une prestation lorsqu’une opération paraît :

• illicite ;

• insuffisamment documentée ;

• incohérente ;

• ou susceptible d’exposer Fidampa ou ses représentants à un risque juridique ou réputationnel.

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25. Absence de garantie de résultat

Les prestations de Fidampa constituent des obligations de diligence et non des garanties de résultat.

Fidampa ne garantit notamment pas :

• une économie fiscale déterminée ;

• l’acceptation d’une déclaration ;

• l’octroi d’une autorisation ;

• l’obtention d’un financement ;

• un résultat commercial ;

• ou l’issue favorable d’une procédure administrative ou judiciaire.

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26. Force majeure

Fidampa ne peut être tenue responsable d’un retard ou d’une impossibilité d’exécution résultant d’un événement indépendant de sa volonté, notamment :

• panne informatique importante ;

• cyberattaque ;

• indisponibilité d’une plateforme administrative ;

• interruption des télécommunications ;

• sinistre ;

• catastrophe naturelle ;

• événement sanitaire majeur ;

• décision d’une autorité ;

• indisponibilité d’un prestataire indispensable.

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27. Modification des Conditions Générales

Fidampa peut modifier les présentes Conditions Générales lorsque cela est notamment justifié par :

• l’évolution de ses prestations ;

• son organisation ;

• la législation ;

• la réglementation ;

• les technologies utilisées ;

• ou ses méthodes de travail.

Les nouvelles Conditions Générales sont communiquées ou mises à disposition du Client avant leur application.

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28. Nullité partielle

Si une disposition des présentes Conditions Générales devait être déclarée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent pleinement applicables.

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29. Droit applicable et for

Les relations entre Fidampa et le Client sont régies par le droit suisse.

Sous réserve des fors impératifs prévus par la législation, les tribunaux du canton de Genève sont compétents pour connaître de tout litige relatif aux prestations de Fidampa.

Fidampa se réserve également le droit d’agir au domicile ou au siège du Client lorsque la loi le permet.

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30. Entrée en vigueur

Les présentes Conditions Générales entrent en vigueur le 01 janvier 2025.

Elles remplacent toute version antérieure.

Fidampa S.A.
Genève – Monthey